Die Vorbereitung eines forensischen Interviews

00:00:00: Forensic Investigations, der Podcast

00:00:23: Herzlich Willkommen zu Forensic Investigations, der Podcast.

00:00:27: Hier erhaltet ihr regelmäßig neue Episoden zu Themen rund um forensische Sonderuntersuchungen,

00:00:32: Wirtschaftskriminalität und Compliance.

00:00:35: Mein Name ist Patrick Schneider, ich bin Certified Fraud Exeminer und unterstütze Unternehmen

00:00:39: bei der Durchführung von internen Sonderuntersuchungen sowie der Verbesserung ihrer internen Kontrollsysteme

00:00:45: und der Compliance Kultur.

00:00:47: In der heutigen Folge befassen wir uns mit einem zentralen Thema viele Sonderuntersuchungen,

00:00:53: und zwar der Vorbereitung von Interviews.

00:00:56: Ja, warum finde ich das Thema eigentlich so wichtig?

00:00:58: Ich habe vor drei Monaten etwa den Beitrag eines Beratungskollegen auf LinkedIn gesehen

00:01:06: und in diesem Beitrag hat er gefragt, was denn die wesentlichen Faktoren für ein erfolgreiches

00:01:11: forensisches Interview wären und da hat er dann eben vier Faktoren zur Auswahl gestellt,

00:01:16: das war Beobachten, Zuhören, Vertrauen aufbauen und effektiv fragen und da hat mir ein entscheidender

00:01:24: Teil gefehlt, nämlich die Vorbereitung.

00:01:26: Für mich steht und fällt ein gutes forensisches Interview mit der Vorbereitung.

00:01:32: Das Interview an sich ist ohnehin die Königsdisziplin einer forensischen Sonderuntersuchung in meinen

00:01:38: Augen, da sich hier wenig Ausgleichen lässt durch mehr Arbeit.

00:01:43: Das heißt, wenn ich erst mal im Interview stecke, ist das live.

00:01:46: Das ist so ein bisschen so wie im Studio zu sitzen als Musiker und 20 mal ein Take einzuspielen

00:01:53: oder live vor einem Publikum zu sitzen und da muss es möglichst vielerfrei funktionieren

00:01:58: und nochmal neu anfangen ist dann no go, das ist unprofessionell und funktioniert nicht

00:02:03: so einfach.

00:02:04: Man hat dann nur einen Versuch und damit das klappt, damit es dann eben live funktioniert

00:02:09: und man die Performance abliefern kann, die man gerne hätte, muss man im Vorfeld sich

00:02:14: vorbereiten.

00:02:15: Im musikalischen Bereich bedeutet das, man muss üben, üben, üben und im Bereich einer

00:02:19: forensischen Sonderuntersuchung gibt es eben auch Schritte, die man gehen kann, um sich

00:02:23: effektiv vorzubereiten für ein Interview.

00:02:25: Zunächst einmal sollte ich mir überlegen, was ist eigentlich das Ziel des Interviews,

00:02:29: also soll das jetzt ein forensisches Interview werden, sitzt also auf der anderen Seite jemand,

00:02:35: der möglicherweise durch die Aussagen des Interviews belastet werden kann oder geht es

00:02:40: jetzt hier nur darum Informationen zu sammeln, möchte ich erst mal einen Sachverhalt verifizieren

00:02:45: oder falsifizieren und soll das Interview jetzt eigentlich nur zur Einordnung von Dokumenten

00:02:50: oder E-Mails beitragen.

00:02:51: Häufig ist das so, dass man zu Beginn einer Sonderuntersuchung bereits einige Gespräche

00:02:56: führt, ob das jetzt richtige Interviews sind, sei dahingestellt, ich würde jedes Gespräch

00:03:01: mit einer Person, die der Informationssammlung dient, auch als Interview bezeichnen und das

00:03:07: eben genauso dokumentieren wie jedes andere Interview, denn unter Umständen möchte ich

00:03:11: später aus diesem Interview zitieren und das geht am besten, indem ich da einen vernünftigen

00:03:15: Prozess gefolgt bin.

00:03:16: Es ist natürlich klar, dass ein Informationsinterview mit einem möglicherweise unbeteiligten

00:03:21: Sachverständigen aus dem betroffenen Unternehmen weniger umfangreich vorbereitet werden muss

00:03:28: oder anders vorbereitet werden muss zumindest als ein Interview mit dem Hauptkastodien

00:03:33: der Sonderuntersuchung.

00:03:34: Also nehmen wir an, ich möchte ein forensisches Interview durchführen, das heißt zu diesem

00:03:39: Zeitpunkt habe ich im besten Fall bereits eine ganze Menge Daten mir angeschaut, E-Mails

00:03:44: gelesen, Chats gelesen, unter Umständen sogar schon erste Entwürfe von Memos oder sogar

00:03:50: dem Report angefertigt.

00:03:51: Wenn ich jetzt also meinen Interviewleitfaden vorbereite, tue ich das anhand der Dokumente,

00:03:57: die ich bereits in meinem Review als hot gekennzeichnet habe oder wo ich sage zu denen möchte ich

00:04:01: gerne noch mehr erfahren, da hätte ich gerne meine Aussage zu.

00:04:05: Wie das so ist, innerhalb meines Interviewleitfadens sortiere ich diese Dokumente erst mal thematisch

00:04:10: und dann innerhalb der Themenblöcke chronologisch, das ist jetzt nichts Besonderes.

00:04:14: Man sollte natürlich ein bisschen darauf achten, dass ich die ganz heiklen und starken Fragen

00:04:20: eher etwas später im Termin stelle.

00:04:22: Das hat zwei Gründe.

00:04:24: Erstens möchte ich erstmal Vertrauen aufbauen, das nennt man auch Report Building, das schaffe

00:04:30: ich indem ich mit allgemeinen Fragen anfange, also wie heißen sie, welche Position haben

00:04:36: sie im Unternehmen, wie war ihr Werdegang, wer berichtet an sie, an wen berichten sie und

00:04:41: dann gehe ich immer ein bisschen konkreter und frage allgemein ob es zum Beispiel Richtlinien

00:04:45: zur Kostenkapitalisierung gibt, wann diese zuletzt geupdatet wurden und ob danach vorgegangen

00:04:50: wird.

00:04:51: Das wären jetzt schon so etwas konkrete Fragen und dann gehe ich zu den Fragen über wo

00:04:56: ich vielleicht Vorhalte habe, das heißt ich bereite vor, dass ich eine Einleitung habe

00:05:01: und das mal erkläre, in welchem Zeitraum befinden wir uns, in welchem Zusammenhang wurde jetzt

00:05:06: E-mail XYZ geschrieben.

00:05:07: Ja, damit ich die Person, die ich da befrage, auch abhole, damit die weiß, wir reden von

00:05:12: 2021, da waren sie gerade in folgender Rolle unterwegs und haben mit ihren Kollegen den

00:05:20: Jahresabschluss vorbereitet zusammen mit den Wirtschaftsprüfern.

00:05:23: So, dann hat die Person ungefähr Vorstellung, okay, wir reden von diesem Zeitpunkt und

00:05:29: dann kann ich sagen, okay und am 23.

00:05:32: März wurde folgende E-Mail geschrieben von ihnen an PersonAPC, dann liese ich das vor

00:05:38: oder man wirft es vielleicht sogar an die Wand.

00:05:40: Das ist mittlerweile meine bevorzugte Methode, man kann natürlich auch alles ausdrucken und

00:05:46: dann hinlegen.

00:05:47: Es liegt ein bisschen an den technischen Gegebenheiten vor Ort.

00:05:52: Das muss alles vorbereitet werden, wenn ich jetzt einen Vorhalt habe, muss ich diesen

00:05:55: erst mal aus meinem Review Tool beispielsweise produzieren.

00:05:58: Da sollte ich beachten, dass möglicherweise datenschutzrelevante Inhalte geschwärzt werden.

00:06:04: Da muss ich dafür sorgen, dass diese Dokumente in der richtigen Reihenfolge vorliegen, damit

00:06:08: ich sie zum richtigen Zeitpunkt eben zücken kann und vorlegen kann.

00:06:13: Im besten Fall, wenn ich Kopien habe, habe ich genug Kopien für alle Personen, die sich

00:06:16: im Raum befinden.

00:06:17: Das ist auch ein Teil der Vorbereitung.

00:06:19: Das heißt, man sollte dafür sorgen, dass man eine fünftige Mappe hat, in der man in

00:06:24: jedem Fach einen Vorhalt hat, und zwar mit mehreren Ausführungen, die man dann rausgeben

00:06:30: kann.

00:06:31: Dann geht es auch noch darum, Ablaufstruktur.

00:06:34: Ich habe gerade schon gesagt, natürlich sollte man sich die etwas kniffligeren Fragen eher

00:06:38: fürs Ende aufbewahren.

00:06:40: Der zweite Grund dafür ist nicht nur, dass ich Vertrauen aufbauen will, sondern auch,

00:06:44: dass die Möglichkeit besteht, dass die Person dicht macht oder das Interview schlichtweg

00:06:49: abricht.

00:06:50: Und im besten Fall habe ich dann schon einige Informationen erhalten und muss dann nicht

00:06:54: in meine Gesprächsnotiz schreiben.

00:06:56: Das Gespräch wurde nach fünf Minuten abgebrochen auf Wunsch von Personabc, denn das könnte

00:07:01: mir auch negativ ausgelegt werden, wenn ich jemanden direkt anfalle mit einer sehr, sehr

00:07:06: unangenehmen Frage.

00:07:07: Das wäre strategisch nicht besonders klug, deswegen entscheidet man sich häufig diese

00:07:11: ganze Ende zu stellen, allerdings sollte man dem jetzt auch nicht slavisch folgen. Gleichzeitig

00:07:16: muss man auch schauen, dass ich natürlich nicht die Zeit verbraucht habe, bevor ich zu meinen

00:07:20: wirklich interessanten Fragen komme. Das heißt, das ist eine Abwägungssache. Ich mache es meistens

00:07:25: so, dass ich thematisch erstmal die wichtigen Themen an den Anfang stelle und sage, okay,

00:07:30: das hier möchte ich auf jeden Fall besprochen haben. Und dann sortiere ich die Finings natürlich

00:07:37: chronologisch und frage dann irgendwie chronologisch dort ab. Wenn ich jetzt aber etwas habe oder eine

00:07:43: Frage habe, die vielleicht besonders kritisch ist, dann stelle ich die ans Ende und gehe vielleicht

00:07:48: noch mal auf einen Punkt zurück, wenn ich schon etwas mehr erfahren habe. So viel zum Ablauf.

00:07:54: Inwiefern man jetzt Frage-Technik einsetzt und ob man von Freudit oder nicht, das soll jetzt nicht

00:07:59: innerhalb dieser Podcast-Folge sein, dazu machen wir noch eine ganz eigene Folge. Die praktische

00:08:04: Vorbereitung eines Interviews ist ebenfalls relevant. Und zwar muss ich wissen, okay,

00:08:08: welchen Raum habe ich? Wie sieht dieser Raum aus? Es kann durchaus einen Unterschied machen,

00:08:14: ob ich auf engstem Raum sitze, dort keinen Bildschirm habe, das ganze wirkt wie eine Abstellkammer,

00:08:19: alles schon erlebt. Das macht was mit dem gesamten Gesprächsverlauf, wenn es dann da nur Wasser

00:08:25: gibt und ein Kaffee aus der Pumpkanne oder ob ich in der Lage bin, eine Kaffeespezialität aus dem

00:08:30: Automaten anzubieten, sämtliche Softwinks, die man sich so wünscht und das ganze ganz anders

00:08:36: beginne. Ja, also es fängt schon damit an zu wissen, wer holt mein Interviewpartner ab? Mach

00:08:43: ich das selbst? Wird die Person irgendwo warten und dann hole ich sie ab? Wird sie zum Raum geführt?

00:08:48: Ja, also diese ganzen Kleinigkeiten sind sehr entscheidend dafür, wie sich am Ende dieses

00:08:54: Interview entwickelt. Ja, also ich habe bereits Interviews erlebt, in denen ich die Personen am

00:08:59: Aufzug persönlich abgeholt habe, dann erstmal gefragt habe, wie sind sie hergekommen? War alles

00:09:05: gut? Haben sie das gut gefunden hier? Möchten sie vielleicht was trinken? Wir können Kaffee

00:09:09: bringen und wir haben aber auch Cola oder Wasser. Und erstmal so ein bisschen Smalltalk betreiben,

00:09:15: um den Personen ein gutes Gefühl zu geben. Das ist schon ein Unterschied, wenn ich in der Lage bin,

00:09:20: diese persönliche Verbindung aufzubauen. Im Gegensatz dazu, dass ich vielleicht in dem

00:09:25: Interviewraum sitze und plötzlich wird die Person von jemandem hineingeführt, unter Umständen

00:09:29: sogar noch zu früh. Und ich bin eigentlich noch mit meinem Protokollführer oder mit meiner Protokollführerin

00:09:35: in der Diskussion überlege, wie wir das gleich angehen. Und das habe ich ebenfalls schon erlebt.

00:09:40: Das kann einen sehr aus dem Konzept bringen und daher muss ich mir vorher überlegen, wie

00:09:46: ich das haben will und dann auch mit den Personen kommunizieren, die zum Beispiel am Empfang sitzen.

00:09:52: Ja, das heißt, ich sage um 16 Uhr oder vielleicht um viertel vor vier, je nachdem, es gibt auch Leute,

00:09:58: die kommen gern früher, kommt Herr ABC oder Frau ABC. Sobald die Person da ist, bieten sie den

00:10:05: biten Platz an, lassen sie sie kurz warten und sagen mir Bescheid. Und ich kann mich immer noch

00:10:09: entscheiden, ob ich dann um 16 Uhr selbst dort am Entresen stehe und die Person empfange. Oder wenn

00:10:14: ich eben noch nicht bereit bin oder noch mal kurz auf die Toilette muss oder weiß ich was,

00:10:18: dass auf jeden Fall nicht die Person dann auf einmal in meinem Interviewraum auf mich wartet.

00:10:22: Dann sollte ich klären, darf ich das Gespräch aufzeichnen. Das ist in den meisten Fällen wird

00:10:27: es nicht gemacht, aber kann durchaus sein, wie erfolgt die Einladung. Ist da genug Zeit gegeben?

00:10:32: Habe ich in der E-Mail-Einladung aufgeklärt darüber, um was es sich hier handelt. Wer ist

00:10:37: mein Mitprotokolland? Das heißt, wer kommt mit mir und zeichnet das Ganze auf? Ist die Person

00:10:42: entsprechend vorbereitet und kennt sie, den Sachverhalt ausreichend, um in der Lage zu sein,

00:10:46: vernünftig mitzuschreiben. Und dann ist auch noch die Frage, bringt die Person einen rechtlichen

00:10:51: Beistand mit, den die Person liegt an Interview oder jemandem vom Betriebsrat beispielsweise.

00:10:56: Wie man schon merkt, gibt es eine ganze Menge zu beachten und daher empfehle ich,

00:11:03: eine Checkliste anzulegen, diese Checkliste zu pflegen und immer weiterzuentwickeln. Und jedes

00:11:09: Mal, wenn man ein Interview durchgeführt hat, sollte man sich hinterher mal hinsetzen und eine

00:11:14: kleine Analyse machen und sich überlegen, was lief jetzt gut, was lief nicht so gut, was hätte

00:11:19: man besser vorbereiten können, um das Ergebnis zu verbessern und diese Dinge dann möglichst

00:11:26: generisch in diese Checkliste aufzunehmen, damit ich sie das nächste Mal besser machen kann.

00:11:30: Ihr werdet sicherlich auch eure ganz eigenen Punkte darin stehen haben. Ich zum Beispiel habe

00:11:35: auf meiner Checkliste einen Punkt und zwar lautet der "Verteilersteckdose mitbringen". Ich habe

00:11:42: schon in Räumen gesessen, da gab es dann einfach nicht genug Strom. Da gab es zwei Steckdosen,

00:11:47: aber mehrere Leute mit Computer und ich möchte auch mein Handy dann zwischendurch vielleicht laden

00:11:52: und solche Sachen und Schwups sind die Steckdosen aufgebraucht und man steht doof da, deswegen

00:11:56: nehme ich zu solchen Gelegenheiten eine Verteilersteckdose mit. Es könnte auch zum Beispiel

00:12:02: zu eurem Equipment gehören, dass ihr sagt, ich möchte einen kleinen Beamer mitbringen. Die

00:12:06: Dinger kosten nicht viel, 40, 50 Euro. Ist aber ganz praktisch, wenn man sagt, ich möchte hier

00:12:11: nicht mit den Vorhalten groß rumhantieren, sondern ich möchte die Sachen an die Wand werfen,

00:12:16: dann können wir uns zusammen anschauen. Es ist auch eine Möglichkeit, wie man vorgehen kann.

00:12:19: Oder ich habe immer ein Interview dabei, in dem Adapter drin sind für verschiedene Anschlüsse,

00:12:25: die vielleicht nicht an mein Notebook passen. Also da sind wir in dem ganzen technischen Bereich.

00:12:30: Und ja, jeder Punkt auf einer Liste und auf einer Checkliste ist ein Fehler,

00:12:36: den man in der Vergangenheit mal gemacht hat. Oder eben das Ergebnis sehr guter Vorüberlegung.

00:12:41: Ja, ein sehr guter Freund von mir hat mal gesagt, es gibt keinen Grund, schlecht vorbereitet zu sein

00:12:46: und das sehe ich ganz genau so. Es gibt fast nichts Unangenehmeres, als in einem forensischen

00:12:52: Interview zu sitzen und das Gefühl zu haben, ich hatte nicht genug Zeit, um mich vorzubereiten.

00:12:56: Leider erfordern die Umstände einer Sonderuntersuchung und die Geschwindigkeit manchmal,

00:13:01: dass man schlechter vorbereitet rein geht, als man möchte. Das ist so ein bisschen zu vergleichen,

00:13:06: wie mit einer bündigen Prüfung. Man fühlt sich eigentlich nie bereit, diese anzutreten und

00:13:10: könnte immer noch ein paar Tage mehr gebrauchen, um sich vorzubereiten. An irgendeinem Punkt muss

00:13:14: man dann auch mal sagen, ich habe mich so gut vorbereitet, wie ich es unter den gegebenen

00:13:19: Umständen konnte. Ja und den Rest, den muss man ausgleichen mit seiner Erfahrung und seinen

00:13:24: Fähigkeiten zur Interviewführung. Je schlechter ich vorbereitet bin, desto mehr kann ich mich damit

00:13:29: retten, indem ich einfach sehr routiniert bin und gute Interviews führen kann allgemein.

00:13:34: Aber es gilt auch ein sehr guter Interview, sollte man sich gut vorbereiten. So, das war

00:13:40: ein kurzer Überblick zur Vorbereitung forensischer Interviews. Wenn du tiefer in das Thema einsteigen

00:13:44: möchtest und Fragen hast oder vielleicht sogar selber Interviews führst und noch Tipps hast,

00:13:49: wie man sich gut vorbereiten kann, dann schreib mir bitte einen Kommentar und wie immer gilt,

00:13:53: ein gutes Interview beginnt lange vor dem ersten gesprochenen Satz. Bis zur nächsten Folge und

00:13:58: vielen Dank fürs Zuhören.

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